Как пользоваться MG-A-PORTAL

01Начало работыСоздание пароля и вход2⌄

1. 01

   Создайте пароль и войдите

   MG Alliance создаст ваш логин и отправит одноразовую ссылку. Откройте её, придумайте собственный пароль, а затем входите по электронной почте и этому паролю.

2. 12

   Доступные разделы

   У пользователей одной компании могут различаться права на категории документов, кассовые журналы, платежи, табели и отпуска. Раздел также должен быть подключён у компании. Если нужного раздела нет, обратитесь к ответственному сотруднику.

02Безопасность и 2FAДополнительная защита и восстановление доступа1⌄

1. 02

   При желании подключите 2FA

   В разделе «Настройки» можно включить двухфакторную аутентификацию. Отсканируйте QR-код через Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password или другое приложение TOTP, затем введите текущий пароль и шестизначный код. Сохраните все 10 резервных кодов в надёжном месте вне портала: они показываются только один раз, и каждый работает только один раз. В дальнейшем после пароля потребуется код приложения или резервный код. Если потеряны и приложение, и все резервные коды, свяжитесь с ответственным сотрудником: после проверки личности администратор сможет сбросить 2FA и завершить активные сеансы. Никогда не отправляйте сотруднику свой пароль или коды аутентификации.

03ДокументыПериод, загрузка, проверка и отправка5⌄

1. 03

   Выберите период

   При первом открытии раздела «Документы» выберите месяц загрузки. Рекомендуемый месяц — предыдущий до 20-го числа включительно, текущий с 21-го; можно выбрать другой. Выбор сохраняется на время работы в этой вкладке. Над загрузкой указан выбранный месяц; кнопка «Изменить месяц» позволяет переключиться. Выбор относится к документам: в кассовых журналах, платежах и табелях проверяйте период отдельно. После срока подачи документы ещё можно отправить, пока период открыт; в закрытом периоде изменения недоступны.

2. 04

   Добавьте документы

   Выберите категорию: выставленные счета, полученные счета, банковские выписки или другие документы. Загружайте только отдельные файлы: архивы сначала нужно распаковать. Счета можно загрузить в PDF, как изображение, подписанный EDOC или UBL/Peppol XML; банковские выписки — в PDF или Fidavista XML. Размер одного файла — до 25 МБ, за один раз можно выбрать до 35 файлов.

3. 05

   Проверьте прикреплённые файлы

   Файлы прикрепляются автоматически сразу после выбора. Проверьте категории; до отправки ненужный файл ещё можно удалить. К документу можно добавить короткое примечание до 200 символов; вопросы отправляйте в переписке.

4. 06

   Отправьте сотруднику

   При первом использовании примите Правила электронного документооборота. Перед каждой отправкой подтвердите, что копии полные, читаемые и соответствуют оригиналам, затем нажмите кнопку отправки за выбранный месяц. В окне подтверждения проверьте компанию, месяц и количество файлов, затем нажмите «Да, отправить». Дождитесь сообщения об успешной отправке. Отправленные файлы нельзя удалить через портал; пока период открыт, обычный документ можно заменить новой версией.

5. 13

   Период учёта документа

   Сотрудник может отнести документ к другому периоду учёта. Исходная отправка и файл сохраняются. Отметка «Не учитывается в этом месяце» означает, что документ учитывается в другом месяце; повторно загружать его не нужно.

04Сообщения и уведомленияСтатусы и вопросы сотрудника1⌄

1. 07

   Следите за статусом

   В портале отображаются статусы документов, уведомления и сообщения сотрудника. Если требуется уточнение, ответьте в разделе «Сообщения». Если отображается «Переписка закрыта», история доступна, но отправить новый ответ нельзя. При необходимости продолжить эту тему свяжитесь с ответственным сотрудником: он может открыть её снова.

05Кассовые журналыПередача данных по кассе1⌄

1. 08

   Заполните кассовый журнал

   Если подключён кассовый журнал, выберите кассу и месяц, внесите номер Z-отчёта, наличные и безналичные суммы. В журнале «21% и 12%» также перенесите Grand Total, продажи без PVN и сумму PVN отдельно по каждой ставке из Z-отчёта. В журнале с двумя ставками неиспользуемую ставку оставьте пустой, а день без отчёта — полностью пустым. В обычном журнале за день без отчёта оставьте номер Z пустым, суммы — нулевыми. Не вводите «0» вместо номера Z; номера отчётов должны быть положительными и не повторяться. Оплата должна совпадать с продажами и PVN; исправьте расхождения перед отправкой. Несуществующие дни месяца заблокированы. Дождитесь отметки «Сохранено». Перед отправкой подтвердите достоверность данных и правильность нумерации Z-отчётов. Если файл не приложен, поставьте также галочку об отправке без приложения. Успешно отправленный журнал получает статус «Отправлен»; «Черновик» означает, что данные только сохранены. Для исправления отправленного журнала сотрудник должен вернуть его на исправление.

06ПлатежиПроверка подготовленных платежей2⌄

1. 09

   Проверьте платежи

   В разделе «Платежи» находятся платёжки по зарплате, PVN/VAT, налогам и другим обязательствам, подготовленные MG Alliance. Каждый выполненный платёж можно отметить оплаченным; отметка помогает контролировать выполнение, но не заменяет банковское подтверждение.

2. 14

   Приложения с расчётами

   В платёжке можно скачать PDF и XML, прикреплённые сотрудником в разделе «Приложения с расчётами». Скачивание XML само по себе не выполняет платёж. После дополнения платёжки проверьте новые файлы и реквизиты платежей.

07ОтпускаПередача информации об отпусках2⌄

1. 10

   Сообщите об отпуске сотрудника

   В разделе «Отпуска» укажите сотрудника, тип отпуска и даты. Передайте сведения и заявление работника до начала расчёта зарплаты; срок индивидуален для каждого клиента и зависит от согласованной даты расчёта. Приложите заявление работника в PDF либо подтвердите хранение оригинала. Неотменённую запись можно изменить или отменить и после обработки; изменённая запись снова требует обработки, а все версии сохраняются. Подготовленные сотрудником документы по отпуску можно скачать в карточке записи.

2. 15

   Допустимые даты отпуска

   До 15-го числа месяца включительно можно подать отпуск с началом в предыдущем месяце; с 16-го числа дата начала должна быть в текущем месяце или позже. По более ранним датам свяжитесь с ответственным сотрудником.

08Табели рабочего времениЧасы, отправка и исправления1⌄

1. 11

   Табели рабочего времени

   Если раздел доступен, выберите текущий или предыдущий месяц. Добавьте сотрудников или перенесите имена из прошлого месяца в пустой табель; часы не переносятся. Введите рабочие и ночные часы либо коды B — выходной, A — отпуск, SA/SB — больничный. Дождитесь отметки «Сохранено», подтвердите достоверность данных и отправьте табель. Отправленный табель доступен только для чтения; исправления возможны после возврата сотрудником и только в доступном для редактирования месяце. Предыдущие версии остаются в архиве.