Kā lietot MG-A-PORTAL

01Darba sākšanaParoles izveide un pieslēgšanās2⌄

1. 01

   Izveidojiet paroli un pieslēdzieties

   MG Alliance izveidos jūsu pieslēgšanās e-pastu un nosūtīs vienreizēju saiti. Atveriet saiti, izveidojiet savu paroli un turpmāk pieslēdzieties ar e-pastu un šo paroli.

2. 12

   Pieejamās sadaļas

   Katram uzņēmuma lietotājam var būt atšķirīgas piekļuves tiesības: atsevišķām dokumentu kategorijām, kases žurnāliem, maksājumiem, tabelēm un atvaļinājumiem. Sadaļai jābūt arī pieslēgtai uzņēmumam. Ja vajadzīgā sadaļa nav redzama, sazinieties ar atbildīgo darbinieku.

02Drošība un 2FAPapildu aizsardzība un piekļuves atjaunošana1⌄

1. 02

   Pēc izvēles ieslēdziet 2FA

   Sadaļā “Iestatījumi” varat ieslēgt divu faktoru autentifikāciju. Noskenējiet QR kodu ar Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password vai citu TOTP lietotni, pēc tam ievadiet pašreizējo paroli un sešciparu kodu. Saglabājiet visus 10 rezerves kodus drošā vietā ārpus portāla — tie tiek parādīti tikai vienu reizi, un katru var izmantot tikai vienu reizi. Turpmāk pēc paroles būs jāievada lietotnes vai rezerves kods. Ja pazaudējat gan lietotni, gan visus rezerves kodus, sazinieties ar atbildīgo darbinieku; pēc identitātes pārbaudes administrators var atiestatīt 2FA un pārtraukt aktīvās sesijas. Nekad nesūtiet darbiniekam savu paroli vai autentifikācijas kodus.

03DokumentiPeriods, augšupielāde, pārbaude un nosūtīšana5⌄

1. 03

   Izvēlieties periodu

   Pirmoreiz atverot sadaļu “Dokumenti”, izvēlieties augšupielādes mēnesi. Līdz mēneša 20. datumam ieskaitot ieteikts iepriekšējais mēnesis, no 21. datuma — pašreizējais; varat izvēlēties citu mēnesi. Izvēle saglabājas darba laikā šajā cilnē. Virs augšupielādes ir norādīts izvēlētais mēnesis; to var mainīt ar “Mainīt mēnesi”. Izvēle attiecas uz dokumentiem: kases žurnālos, maksājumos un tabelēs periodu pārbaudiet atsevišķi. Pēc termiņa dokumentus vēl var nosūtīt, kamēr periods ir atvērts; slēgtā periodā izmaiņas nav pieejamas.

2. 04

   Pievienojiet dokumentus

   Izvēlieties kategoriju: izrakstītie rēķini, saņemtie rēķini, bankas izraksti vai citi dokumenti. Augšupielādējiet tikai atsevišķus failus: arhīvus vispirms izpakojiet. Rēķinus var pievienot kā PDF, attēlu, parakstītu EDOC vai UBL/Peppol XML, bankas izrakstus — kā PDF vai Fidavista XML. Viena faila lielums nedrīkst pārsniegt 25 MB; vienā reizē var izvēlēties līdz 35 failiem.

3. 05

   Pārbaudiet pievienotos failus

   Faili tiek pievienoti automātiski uzreiz pēc izvēles. Pārliecinieties, ka tie ir pareizajā kategorijā; pirms nosūtīšanas tos vēl var dzēst. Dokumentam var pievienot īsu piezīmi līdz 200 rakstzīmēm; jautājumus sūtiet sarakstē.

4. 06

   Nosūtiet darbiniekam

   Pirmajā lietošanas reizē pieņemiet elektronisko dokumentu aprites noteikumus. Pirms katras nosūtīšanas aplieciniet, ka kopijas ir pilnīgas, salasāmas un atbilst oriģināliem, pēc tam nospiediet nosūtīšanas pogu izvēlētajam mēnesim. Apstiprinājuma logā pārbaudiet uzņēmumu, mēnesi un failu skaitu, tad nospiediet “Jā, nosūtīt”. Sagaidiet veiksmīgas nosūtīšanas paziņojumu. Nosūtītos failus portālā dzēst nevar; kamēr periods nav slēgts, parastu dokumentu var aizstāt ar jaunu versiju.

5. 13

   Dokumenta uzskaites periods

   Darbinieks var attiecināt dokumentu uz citu uzskaites periodu. Sākotnējā iesniegšana un fails saglabājas. Atzīme “Šajā mēnesī netiek uzskaitīts” nozīmē, ka dokuments tiek uzskaitīts citā mēnesī; tas nav jāaugšupielādē atkārtoti.

04Saziņa un paziņojumiStatusi un darbinieka jautājumi1⌄

1. 07

   Sekojiet statusam

   Portālā redzēsiet dokumentu statusu, paziņojumus un darbinieka ziņas. Atbildiet sadaļā “Saziņa”, ja nepieciešams precizējums. Ja redzams “Sarakste ir slēgta”, vēsturi var lasīt, bet jaunu atbildi nosūtīt nevar. Ja šī tēma jāturpina, sazinieties ar atbildīgo darbinieku: viņš var saraksti atvērt no jauna.

05Kases žurnāliKases datu iesniegšana1⌄

1. 08

   Aizpildiet kases žurnālu

   Ja uzņēmumam ir pieslēgts kases žurnāls, izvēlieties kasi un mēnesi, aizpildiet Z numuru, skaidras un bezskaidras naudas summas. Žurnālā ar 21% un 12% likmi ievadiet arī Grand Total, pārdošanu bez PVN un PVN summu katrai likmei no Z pārskata. Žurnālā ar divām likmēm neizmantotās likmes atstājiet tukšas; dienai bez pārskata atstājiet tukšu visu rindu. Parastajā žurnālā dienai bez pārskata Z numuru atstājiet tukšu, summas — nulles. Z numura vietā neievadiet “0”; pārskatu numuriem jābūt pozitīviem un tie nedrīkst atkārtoties. Maksājumiem jāsakrīt ar pārdošanu un PVN; pirms iesniegšanas labojiet starpības. Dienas, kuru mēnesī nav, ir bloķētas. Sagaidiet atzīmi “Saglabāts”. Pirms nosūtīšanas aplieciniet datu atbilstību un Z pārskatu numerācijas pareizību. Ja fails nav pievienots, atzīmējiet arī iesniegšanu bez pielikuma. Veiksmīgi nosūtīta žurnāla statuss ir “Iesniegts”; “Melnraksts” nozīmē, ka dati ir tikai saglabāti. Lai labotu iesniegtu žurnālu, darbiniekam tas jāatgriež labošanai.

06MaksājumiSagatavoto maksājumu pārbaude2⌄

1. 09

   Pārbaudiet maksājumus

   Sadaļā “Maksājumi” redzēsiet MG Alliance sagatavotās darba algas, PVN, nodokļu un citu maksājumu lapas. Katru veikto maksājumu var atzīmēt kā apmaksātu; šī atzīme palīdz sekot izpildei, bet neaizstāj bankas apstiprinājumu.

2. 14

   Aprēķinu pielikumi

   Maksājumu lapā sadaļā “Aprēķinu pielikumi” var lejupielādēt darbinieka pievienotos PDF un XML failus. XML lejupielāde pati par sevi neveic maksājumu. Pēc lapas papildināšanas pārbaudiet jaunos failus un maksājumu datus.

07AtvaļinājumiDarbinieku atvaļinājumu iesniegšana2⌄

1. 10

   Paziņojiet par atvaļinājumu

   Sadaļā “Atvaļinājumi” norādiet darbinieka vārdu, atvaļinājuma veidu un datumus. Informāciju un darbinieka iesniegumu iesniedziet pirms darba samaksas aprēķina sākšanas; termiņš katram klientam ir individuāls un atkarīgs no saskaņotā aprēķina datuma. Pievienojiet darbinieka iesniegumu PDF formātā vai aplieciniet oriģināla glabāšanu. Neatceltu ierakstu var labot vai atcelt arī pēc apstrādes; labots ieraksts atkārtoti jāapstrādā, un visas versijas tiek saglabātas. Darbinieka sagatavotos atvaļinājuma dokumentus var lejupielādēt ierakstā.

2. 15

   Atvaļinājuma iesniegšanas periods

   Līdz mēneša 15. datumam ieskaitot var iesniegt atvaļinājumu, kas sākas iepriekšējā mēnesī; no 16. datuma sākuma datumam jābūt pašreizējā mēnesī vai vēlāk. Par agrākiem datumiem sazinieties ar atbildīgo darbinieku.

08Darba laika tabelesStundas, iesniegšana un labojumi1⌄

1. 11

   Darba laika tabeles

   Ja sadaļa ir pieejama, izvēlieties pašreizējo vai iepriekšējo mēnesi. Pievienojiet darbiniekus vai tukšā tabelē pārņemiet vārdus no iepriekšējā mēneša; stundas netiek pārnestas. Ievadiet darba un nakts stundas vai kodus B — brīvdiena, A — atvaļinājums, SA/SB — slimības lapa. Sagaidiet atzīmi “Saglabāts”, aplieciniet datu pareizību un nosūtiet tabeli. Nosūtīta tabele ir tikai lasāma; labot var pēc darbinieka atgriešanas labošanai un tikai pieejamajā mēnesī. Iepriekšējās versijas saglabājas arhīvā.